Regulamin IX Edycji Konferencji „Innowacje i Rozwiązania dla Budownictwa”
Postanowienia ogólne
1. Organizatorem IX Edycji Konferencji pod nazwą „Innowacje i Rozwiązania dla Budownictwa”, zwaną dalej „Konferencją” jest Relaton z o.o. z siedzibą w Warszawie (02-738), ul. Dominikańska 21B, NIP 5213859832 działająca na zlecenie Firmy Zakłady Kablowe BITNER Sp. z o.o., ul. Friedleina 3/3, 30-009 Kraków, NIP 6372159473, REGON 121163910, wpisaną do Krajowego Rejestru Przedsiębiorców pod nr KRS 0000653658
2. Konferencja zostanie przeprowadzona w dniach 26-27 listopada 2025 w Hotelu Artus & Swoia Dolina ul. Wilcza 9, 58-540 Karpacz, przy wsparciu Współorganizatorów:
- KONTAKT-SIMON S.A. ul. Bestwińskiej 21, 43-500 Czechowice-Dziedzice, NIP 652-000-53-66, REGON 272195300, wpisaną do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS 0000076837
Oraz Partnerów:
- ETI Polam Sp. z o.o., ul. Jana Pawła II 18, 06-100 Pułtusk, NIP 568-13-70-113, wpisaną do Krajowego Rejestru Przedsiębiorców pod nr KRS 0000044289
- FINDER Polska Sp. z o.o., ul. Logistyczna 27, 62-080 Tarnowo Podgórne, NIP 779-24-42-331, wpisaną do Krajowego Rejestru Przedsiębiorców pod nr KRS 0000619495
- THEUSLED SP. Z O.O., SP. K., ul. Wałowicka 19A, 02-451 Warszawa, NIP 5223018755, REGON 147418257, wpisaną do Krajowego Rejestru Przedsiębiorców pod nr KRS 0001033561
3. Konferencja ma charakter informacyjny i warsztatowy.
4. Konferencja przeznaczona jest wyłącznie dla przedsiębiorców lub wskazanych przez nich pracowników.
5. Warunkiem uczestnictwa w Konferencji jest wypełnienie formularza podając:
- nazwę (firmy) przedsiębiorstwa,
- adres i numer NIP uczestnika lub podmiotu delegującego uczestnika,
- oświadczenie o akceptacji regulaminu przez osobę uprawnioną do zaciągania zobowiązań podmiotu delegującego.
6. Organizator może wyrazić zgodę na udział w konferencji osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, z zachowaniem zasad określonych w niniejszym Regulaminie, w tym w szczególności pkt 9–17.
7. Uczestnikami Konferencji mogą być wyłącznie osoby zaproszone przez Organizatora Głównego, Współorganizatorów i Partnerów, wykonujące zawód i/lub zajmujące się zawodowo instalatorstwem elektrycznym, projektowaniem instalacji niskoprądowych lub generalnym wykonawstwem robót budowlanych.
8. Szczegółowy program Konferencji opublikowany jest na stronie dedykowanej konferencji: http://irdb.pl oraz zostanie dodatkowo przekazany Uczestnikom w wersji drukowanej podczas rejestracji, w dniu rozpoczęcia konferencji.
Zasady Uczestnictwa
9. Uczestnictwo w Konferencji jest bezpłatne, przy spełnieniu warunków wskazanych w pkt 9.1–9.3:
- Uczestnik otrzymał zaproszenie do udziału w konferencji pisemnie, telefonicznie lub za pomocą poczty elektronicznej od Organizatora i/lub Współorganizatorów i/lub Partnerów Konferencji.
- Uczestnik potwierdził udział w Konferencji, rejestrując się na stronie konferencji: http://irdb.pl w nieprzekraczalnym terminie do dnia 14.11.2025 r.
- Uczestnik zgłosił się i zarejestrował swoją obecność na konferencji w dniu jej rozpoczęcia.
10. W przypadkach innych niż wyszczególnione w pkt 9.1–9.3 koszt uczestnictwa w Konferencji wynosi 1200 zł netto + należny podatek VAT.
11. Organizator może zwolnić Uczestnika z opłaty, o której mowa w pkt 10, gdy Uczestnik złoży oświadczenie o rezygnacji z udziału w Konferencji w terminie do dnia 27.05.2025 r. Odstąpienie od żądania opłaty organizacyjnej w przypadku rezygnacji po tym terminie jest możliwe wyłącznie w przypadku zgłoszenia się innego Uczestnika (zastępstwa – Uczestnik Zastępujący). W razie zgłoszenia się Uczestnika Zastępującego i braku udziału przez niego w Konferencji stosuje się odpowiednio pkt 10.
12. Decyzję w przedmiocie obciążenia opłatą organizacyjną, o której mowa w pkt 10, Organizator podejmuje w terminie 3 dni od zakończenia konferencji. O treści decyzji Uczestnik zostanie poinformowany drogą pisemną na adres korespondencyjny podany w potwierdzeniu udziału.
13. Uczestnikowi przysługuje prawo do złożenia odwołania od decyzji Organizatora w terminie 7 dni od daty otrzymania decyzji na adres Organizatora. Decyduje data stempla pocztowego lub data przesłanego e-mailowo skanu podpisanego odwołania.
14. Odwołanie powinno zawierać informacje o przeszkodach uniemożliwiających przybycie na konferencję.
15. Organizator rozpatrzy odwołanie w terminie 3 dni roboczych od jego otrzymania. Odpowiedź będzie wiążąca dla obu stron.
16. Obciążenie Uczestnika kosztami, o których mowa w pkt 10, odbywa się przelewem na podstawie faktury VAT wystawionej przez Organizatora.
17. W ramach konferencji Organizator gwarantuje Uczestnikom:
- udział w częściach wykładowych/prelekcjach;
- udział w dyskusjach w wybranych sekcjach tematycznych;
- pakiet materiałów konferencyjnych;
- korzystanie z przygotowanego cateringu (przerwy kawowe, lunche, śniadanie i kolacja);
- jeden nocleg w dwuosobowym pokoju w NOTERA Hotel SPA w Charzykowie.
18. Koszty nieuzgodnione z Organizatorem Uczestnicy ponoszą indywidualnie, w tym dodatkowe koszty hotelowe.
19. Uczestnicy konferencji ponoszą indywidulanie odpowiedzialność materialną za uszkodzenia, zniszczenia, zaistniałe na skutek jego zachowania lub naruszenie bezpieczeństwa poprzez nieuzasadnione włączenie systemu przeciwpożarowego – wartość materialną określa Dyrekcja hotelu.
Postanowienia końcowe
20. Potwierdzenie uczestnictwa oznacza akceptację postanowień niniejszego Regulaminu i zobowiązanie do jego przestrzegania.
21. Potwierdzenie uczestnictwa jest również zgodą na przetwarzanie danych osobowych na potrzeby Konferencji, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, ze szczególnym uwzględnieniem Ustawy o Ochronie Danych Osobowych z dnia 29 sierpnia 1997 r.
22. Potwierdzając uczestnictwo, Uczestnik wyraża zgodę na wykorzystanie swojego wizerunku w materiałach pokonferencyjnych.
23. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody powstałe wskutek podania nieprawdziwych danych lub zawinionego zachowania Uczestnika.
24. Organizator nie odpowiada za opóźnienia lub błędy poczty i operatorów sieci internetowych w procesie rejestracji.
25. Organizator nie jest zobowiązany do pokrycia kosztów przejazdu i zakwaterowania Uczestników poza terminem konferencji.
26. Organizator nie odpowiada za rzeczy pozostawione, zgubione lub skradzione podczas Konferencji.
27. Uczestnicy zobowiązani są przestrzegać zasad BHP i p.poż oraz stosować się do poleceń Organizatora.
28. Uczestnicy ponoszą pełną odpowiedzialność materialną za zniszczenia na terenie obiektów konferencyjnych.
29. Organizator zastrzega sobie prawo do zmian lub uzupełnień niniejszego Regulaminu.